Wenn der Einkaufspreis stimmt und das Anlagenbudget trotzdem kippt
Wie Maschinen- und Anlagenbauer Lieferantenrisiken früh erkennen und ihre begrenzten Ressourcen auf die Aufträge konzentrieren, bei denen sich frühes Eingreifen lohnt.
Vom günstigen Angebot zur wirtschaftlichen Beschaffung
Wer viele Anlagenkomponenten und Teile extern zukauft, muss bei der Vergabe oft unter Zeitdruck entscheiden. Das Angebot ist günstig, der Lieferant sagt den Termin zu, und ein ISO 9001-Zertifikat liegt vor. Später muss ein Bauteil nachgearbeitet werden, die Montage wird umgeplant und die Lieferung geht per Eilfracht raus. Bei knapp kalkulierten Aufträgen können diese Mehrkosten den Einkaufsvorteil aufzehren.
Was müssen Einkauf, Technik und Qualität vor der Bestellung klären, damit aus einem günstigen Angebot eine wirtschaftliche Beschaffung wird?
Vom Lieferantenangebot bis zur Kostenbilanz
Am fiktiven Auftrag AP-06 zeige ich, wie ein Anlagenbauer Schweißgestelle bei einem neuen Lieferanten beschafft. Das Video begleitet das Team von der Risikobewertung über die Bestellung bis zur Maßabweichung am ersten Gestell und zur späteren Kostenbilanz.
Erklärvideo zum QualiTEx Lieferantenrisikomanagement. Das Video läuft direkt von dieser Seite.
Drei Prüffelder vor der Vergabe
Qualitätsleistung einschätzen
Das ISO 9001-Zertifikat gibt Auskunft über das QM-System. Wie belastbar die Lieferantenleistung für den Auftrag ist, beurteilt das Team anhand der verfügbaren Erfahrungen und Nachweise.
Schweißtechnische Eignung prüfen
Decken die Nachweise die vorgesehenen Verfahren ab? Stehen die dafür qualifizierten Schweißer im benötigten Zeitraum tatsächlich zur Verfügung?
Das technische Verständnis überprüfen
Der Lieferant erläutert anhand der Zeichnung, wie er kritische Anforderungen umsetzen und prüfen will. Offene Punkte lassen sich so früh erkennen.
Welche Aussagekraft hat das ISO 9001-Zertifikat?
Ein ISO 9001-Zertifikat bestätigt das Qualitätsmanagementsystem im bescheinigten Geltungsbereich. Bei einem bewährten Standardteil und einem bekannten Standort kann es zusammen mit den bisherigen Liefererfahrungen für die Beurteilung ausreichen. Bei einem neuen Standort, engeren Toleranzen oder erheblichen Folgen einer Abweichung braucht das Team meist auftragsbezogene Nachweise. ISO und IAF zur Aussagekraft der ISO 9001-Zertifizierung
Für die tatsächliche Qualitätsleistung interessieren mich Fragen wie diese. Hat der Lieferant vergleichbare Teile in der geforderten Qualität geliefert? Wie stabil waren die Ergebnisse? Wie hat er auf Abweichungen reagiert? Je nach Risiko können frühere Prüf- und Lieferdaten genügen. Bei offenen Fragen kann eine Potenzialanalyse, ein gezieltes Lieferantenaudit oder ein Fähigkeitsnachweis für das konkrete Bauteil sinnvoll sein.
Passen die Schweißnachweise zur vorgesehenen Fertigung?
Bei Schweißgestellen geht es um die Eignung für die konkrete Ausführung. Decken die vorliegenden Nachweise die vorgesehenen Schweißverfahren und deren Einsatzbereich ab, etwa für die geforderten Werkstoffe und Dicken? Sind die für den Auftrag eingeplanten Schweißer dafür qualifiziert? Und stehen diese Personen dem ausführenden Standort in der vorgesehenen Fertigungswoche tatsächlich zur Verfügung?
Die fachliche Prüfung klärt, ob die Nachweise zum Auftrag passen und zum Einsatzzeitpunkt gültig sind. Die Einsatzplanung klärt, ob der Lieferant die qualifizierten Personen für den Auftrag eingeplant hat. Beide Antworten sind für die Vergabe relevant.
Hat der Lieferant die technische Anforderung verstanden?
Ein Lieferant kann über die richtige Ausrüstung und qualifiziertes Personal verfügen und dennoch eine Zeichnung, eine Toleranz oder eine Schnittstelle anders verstehen als der Auftraggeber. Gerade in internationalen Lieferbeziehungen, etwa mit Lieferanten in Asien, kann es je nach Gesprächssituation schwer sein, Bedenken offen anzusprechen. Eine schnelle Zusage lässt deshalb oft offen, wie der Lieferant die Anforderung konkret umsetzen will.
Bei einem kritischen Maß bitte ich den Lieferanten, die Anforderung in eigenen Worten zu erläutern und seinen Fertigungs- und Prüfablauf an der Zeichnung zu zeigen. Welche Toleranz hat er angesetzt? Wann und womit misst er? Wo sieht er Schwierigkeiten? Wenn offene Punkte ausdrücklich erwünscht sind und schriftlich festgehalten werden, bekommt das Team eine belastbarere Grundlage für die Bestellung.
Wie QualiTEx aus der Bewertung eine Entscheidung macht
Bei AP-06 zeigt die Risikomatrix, dass der mögliche Schweißverzug Vorrang hat. Der Lieferant legt vor Fertigungsbeginn Schweißfolge und Spannkonzept fest, um Verzug vorzubeugen. Die Maßprüfung am ersten Gestell zeigt anschließend, ob die Toleranz eingehalten wird. Als ein Maß abweicht, hält das Team die Weiterfertigung an. Der Lieferant passt die Vorrichtung an, und die Nachmessung liefert die Grundlage für die Neubewertung.
QualiTEx verbindet das jeweilige Risiko mit der Maßnahme, der verantwortlichen Person, dem Prüftermin und dem Nachweis. Je nach Situation kann das Team zum Beispiel die technische Auftragsklärung vertiefen, die Fertigungswoche verbindlich absichern oder einen Prüfpunkt vor der Weiterfertigung vereinbaren.
Was bleibt vom Preisvorteil?
Im fiktiven Beispiel ist das Angebot zunächst 5.000 Euro günstiger als das Alternativangebot. Bis zum Auswertestichtag fallen 1.000 Euro Prüfaufwand und 4.600 Euro Mehrkosten an. Damit liegt die Beschaffung in dieser Rechnung 600 Euro über dem Angebotspreis der Alternative.
Fiktives Beispiel AP-06 · Preisvorteil und Mehrkosten
Mehrkostenreserve bei der Bestellung: 4.000 €. Die erfassten Mehrkosten von 4.600 € überschreiten sie um 600 €.
Bei der Bestellung hatte das Team 4.000 Euro Mehrkostenreserve eingeplant. Die erfassten Mehrkosten überschreiten diese Reserve ebenfalls um 600 Euro. Die Aufteilung nach Umplanung, Zusatzprüfung und Eilfracht zeigt, wo die Ursachenanalyse ansetzen kann. Für den nächsten Auftrag stellt sich zum Beispiel die Frage, ob der Fähigkeitsnachweis die tatsächlich eingesetzte Vorrichtung und Schweißfolge abdeckt und wie früh die benötigte Fertigungskapazität bestätigt werden kann.
Welches Lieferantenangebot würden Sie genauer ansehen?
Bringen Sie ein anonymisiertes Lieferantenangebot mit, bei dem Preis, Termin oder technische Eignung noch Fragen offenlassen. Wir gehen den Vorgang gemeinsam in QualiTEx durch und schauen, welches Risiko zuerst Aufmerksamkeit braucht und welche Maßnahme Sie noch vor der Bestellung einleiten können.